La palabra webinar viene de la unión de dos palabras inglesas: «web» y «seminar» (seminario). Así que se entiende, que webinar es un seminario via online, un seminario en la web. En el último año, los webinar se volvieron muy populares, son ideales para capacitar a empleados o atender a los clientes en cualquier parte del mundo.

Cuando se decide a hacer una videoconferencia o webinar de gran tamaño, una de las primeras cosas que hay que considerar, es que herramienta utilizar. Por lo general, el precio es un handicap, aunque tenemos herramientas en todos los rangos de precios, incluso libre (gratis) como es el caso de Anymeeting, antes conocido como Freebinar.

Anymeeting de un vistazo

Anymeeting es una web que te ofrece la posibilidad de crear tus propios webinar, o reuniones online de manera gratuita. Al sustentarse con publicidad, puede ofrecer sus servicios sin costo alguno para los usuarios, haciendo de éste un producto ideal para las pequeñas empresas, que no disponen del suficiente presupuesto para una herramienta de pago, pudiendo beneficiarse de seminarios web hosting. El único requisito es el de registrarse y crear una cuenta. Esto no es un capricho, sino que es el medio que usará Anymeeting para crear un espacio virtual con el que puedas reunirte con tus amigos, contactos o clientes en la web.

Pros: En comparación con otras herramientas gratuitas de videoconferencia, Anymeeting tiene una amplia variedad de utilidades disponibles para su uso. La herramienta viene con soporte gratuito para que los usuarios que tengan dificultades puedan obtener ayuda. Registrarse es muy rápido y sólo toma un par de minutos. Está basado completamente en la web, por lo que no precisa descargar ningún software en los ordenadores de los asistentes. Puedes conectarte hasta con 200 personas al mismo tiempo. Tienes la posibilidad de vender tickets o boletos de entrada para tu webinar. El sistema de cobro es mediante Paypal y esto lo gestionas con Anymeeting.

Contras: Para compartir pantalla, los anfitriones deben descargarse una pequeña aplicación, mientras que ésta es la única descarga necesaria para ejecutar Anymeeting, podría ser un problema si tu firewall bloquea todas las descargas.

Registro e inicio de una reunión

Para inscribirse en Anymeeting, todo lo que tienes que hacer es acceder a su página web, a continuación, proporciona tu dirección de correo electrónico, una contraseña, tu nombre y la zona horaria. Una vez cumplimentada y enviada la información, recibiras una dirección de confirmación de tu Anymeeting en en tu correo electrónico. Cuando la dirección se confirma, estas listo para comenzar tu primera reunión en línea. Al igual que con otras herramientas de conferencia en vivo, tendrás la opción de iniciar una reunión inmediatamente o programarla para una futura ocasión. En el momento de la reunión, podrás optar por utilizar tu micrófono USB, o el teléfono para conferencias. Al elegir el micrófono del equipo, se inicia un proceso de emisión en un único sentido, por lo que sólo se permite un altavoz a la vez. Si el seminario tiene varios altavoces, todos ellos serán capaces de transmitir pulsando el botón que muestra su turno para hablar. Una vez que estes listo para iniciar tu webinar, puedes hacer clic en el botón "Iniciar presentación", y luego te pedirá que elijas la aplicación que deseas compartir, si deseas limitar el ancho de banda de tu presentación (útil cuando se va a conectar con los asistentes con bajas velocidades de Internet) y la calidad de tu presentación.

Videotutorial 1.- Test. Tutorial para realizar el test en el ordenador desde el cual se tenga la intención de conectarse al sistema de videconferencias de Anymeeting. Es importante que el navegador este actualizado, al igual que los plugins de Flash y Java. También es importante verificar la configuración de la cámara, el micrófono y los parlantes antes de conectarse a una videconferencia. En cuanto a ancho de banda, se sugiere contar con una conexión a Internet de por lo menos 1Mbps de descarga y 500Kbps de subida.

Videotutorial 2.- Ingreso y Chat. Tutorial que muestra cómo ingresar a un webinar de Anymeeting como usuario o participante y en donde se recomienda que el chat para la coordinación y retroalimentación de la videconferencia se realice a través de un sistema de chat independiente, tal como Freenode o Mibbit, para evitar perder comunicación en caso de problemas técnicos con el servicio.

Videotutorial 3.- Transmisión video-audio y chat Mibbit. Tutorial para que un usuario transmita video y audio desde su equipo cuando el moderador de la videconferencia le da la palabra.

Tutorial de Mibbit. Como usar la tecnología IRC con el cliente. Mibbit un chatweb muy básico e independiente para Anymeeting. 

Compartiendo pantalla

Cuando decides compartir tu pantalla, puedes elegir entre compartir la pantalla completa, o compartir una sola aplicación que se está ejecutando en el equipo. El único inconveniente de compartir una sola aplicación, es que cuando hayas terminado con ella, la necesidad de pasar a otro programa (por ejemplo: de tu navegador web a Power Point), es necesario detener por completo la pantalla compartida y empezar todo de nuevo. Si bien el proceso tarda sólo unos segundos, puede despistar un poco a los participantes.

Interactuar con los asistentes

Anymeeting ofrece a los presentadores varias opciones para interactuar con su audiencia. Se incluyen las actualizaciones de estado, chats, encuestas y la posibilidad de enviar enlaces que aparecen en cada pantalla individual. La herramienta de actualización de estado, permite afirmar a los usuarios si están bien, hacer una pregunta, indicar a los presentadores si acelerar o reducir la marcha de su exposición, o manifestar si están de acuerdo o en desacuerdo con lo que se presenta. Estas actualizaciones de estado están disponibles sólo para los presentadores, para que no se interrumpa el flujo de la presentación. Puediendo ver cuántos asistentes tienen alguna duda o desean ralentizar la presentación. La única desventaja de esto, es que no muestra que calidad tienen los usuarios, por lo que toca al sistema principal detener la presentación y responder a las preguntas, si demasiados usuarios han seleccionado la opción "tengo una pregunta". El chat puede ser privado, público o sólo entre los presentadores, y es fácil ver por que opción se ha elegido, evitando cualquier problema potencial con el intercambio de información que no es pública. Las encuestas pueden ser creadas sobre la marcha, o por adelantado y se guardan para un uso futuro. La encuesta es muy fácil de crear y simple de contestar sus preguntas, todo lo que hay que hacer, es cerrar la votación de las respuestas antes de abrir la siguiente encuesta.

Finalizar la presentación y seguimiento

Cuando hayas terminado tu presentación, puedes optar por enviar directamente a un sitio web de tu elección a tus participantes, este podría ser tu página web, o un estudio de tu seminario. Además, los detalles de tu videoconferencia se almacenarán en tu cuenta del sitio web Anymeeting, lo que te permite ver los detalles de la reunión en línea, tales como la duración y el número de asistentes. También te permite enviar un seguimiento por correo electrónico a los participantes del webinar con un solo clic. Tu cuenta Anymeeting también tendrá enlaces a las grabaciones de las videoconferencias, que se pueden enviar en tus emails de seguimiento, o reproducir para ver que se puede mejorar en tu próximo webinar.

Conectar con Facebook y Twitter

Anymeeting también se conecta con Facebook y Twitter, si decides permitirlo. En Twitter, por ejemplo, Anymeeting puede publicar los detalles de tus próximos webinarios de tu cuenta, lo que permite a tus seguidores saber acerca de tus próximas videoconferencias. Si ya no deseas compartir información a través de Twitter, la utilidad es rápida y fácil de apagar en cualquier momento.

Una herramienta útil y gratuita

Anymeeting es una gran herramienta para aquellos que quieren organizar videoconferencias de una manera sencilla y profesional, pero sin el alto coste habitual de una herramienta profesional de webinar. Esto es especialmente interesante para las pequeñas empresas y organizaciones sin fines de lucro. Sin embargo, no permite la personalización de la pantalla de la reunión, pero sí que tiene, la mayoría de las características esenciales de cualquier otra herramienta de reunión en línea, como chats, encuestas, grabación de reunión e incluso capacidad de seguimiento. Cuenta con una interfaz de usuario agradable, y en todas mis pruebas realizadas, ha sido una herramienta fiable para videoconferencias. En tu lugar no me lo pensaría más, y ya mismo, iría a crearme una cuenta en Anymeeting.